顾博人力资源咨询（上海）北京分公司联络总公司业务指南

一、背景说明

顾博人力资源咨询（上海）有限公司（以下简称“上海总公司”）在北京设有分公司。北京分公司在日常运营中，因业务协同、客户需求对接、项目合作、合同审批、财务结算等事项，常需与上海总公司对应部门进行联络。为规范联络流程、提高沟通效率，特制定本指南。

二、适用范围

本指南适用于顾博人力资源咨询（上海）有限公司北京分公司全体员工作业时，需要与上海总公司进行业务联络的场景。

三、联络原则

1. 对口联络：北京分公司各职能模块应优先与上海总公司对应的职能部门/业务线负责人联络，避免跨部门随意对接。
2. 逐级上报：重大业务事项、合同签署、预算外支出等，须经北京分公司负责人审批后，再由其与总公司对应高管沟通。
3. 书面留痕：凡涉及业务承诺、价格调整、合同变更、项目立项等关键事项，必须通过邮件或公司OA系统进行书面确认，口头沟通仅作为辅助。
4. 时效要求：常规业务联络应在1个工作日内发起，紧急事项应即时电话沟通并补发邮件确认。

四、主要联络渠道

| 联络方式 | 适用场景 | 备注 |
|---------|---------|------|
| 企业邮箱 | 正式业务往来、文件传输、审批留痕 | 统一使用公司邮箱，禁止使用私人邮箱 |
| OA办公系统 | 合同审批、费用报销、项目立项、用章申请 | 按流程节点自动流转至总公司 |
| 企业微信/钉钉 | 日常业务咨询、进度同步、快速答疑 | 重要结论需48小时内补邮件确认 |
| 电话/视频会议 | 紧急事项、复杂问题讨论、月度/季度业务复盘 | 会后需发送会议纪要至相关方 |

五、分业务联络路径

1. 客户与项目类业务

• 北京分公司业务拓展人员接到需总公司支持的客户需求（如全国性人力资源外包、薪酬调研、猎头项目等），先填写《业务协同申请表》，经北京分公司负责人审批后，发送至上海总公司对应行业/产品线负责人。
• 若涉及跨区域项目交付，由双方业务负责人共同拟定项目方案，报总公司运营总监批准后执行。

2. 财务与合同类业务

• 合同审批：北京分公司在OA中发起合同审批流程，选择“北京分公司—上海总公司财务部/法务部”路径。
• 开票与收款：由北京分公司财务人员与总公司财务部对接，核对项目收入及成本归属。
• 预算外支出：须提交书面申请，经北京分公司负责人、总公司财务总监双签后方可执行。

3. 人事与行政类业务

• 北京分公司人事专员直接对接上海总公司人力资源部，办理员工入职、社保公积金、员工关系等事项。
• 行政采购、办公用品、固定资产等，根据总公司行政部发布的采购指引，报北京分公司负责人审批后，由总公司统一采购或授权当地采购。

4. 市场与品牌类业务

• 北京分公司市场活动需提前两周向总公司市场部报备方案（含预算、嘉宾、宣传口径）。
• 对外发布新闻稿、宣传物料、案例集等，必须经总公司市场部审核后方可使用。

六、联络响应机制

• 普通业务咨询：总公司对口人员在8个工作小时内响应；
• 需审批事项：总公司审批人在2个工作日内反馈意见；
• 客户投诉或紧急项目：北京分公司可发起“绿色通道”，由总公司对应负责人牵头，24小时内出具解决方案。

七、常见问题与注意事项

1. 越级联络：非紧急情况不得直接联系总公司高管，应先通过部门负责人层级上报。
2. 信息保密：涉及客户名单、报价、薪酬数据等敏感信息，应通过加密邮件或内部系统传递，不得使用微信、QQ等外部工具传输。
3. 未经授权承诺：北京分公司员工不得以总公司名义对外做出业务承诺或签署文件。
4. 变更报备：若总公司业务对接人发生变动，北京分公司负责人应及时获取最新通讯录并通知内部团队。

八、附则

本指南由顾博人力资源咨询（上海）有限公司北京分公司运营部负责解释与修订，自发布之日起执行。北京分公司与总公司其他未尽联络事项，按照总公司《跨区域协作管理办法》及公司相关规章制度执行。